Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales asociados a EvalúaRenta es Rodolfo Cadavid Areiza, quien opera la marca profesional RocaLegem – Consultoría Tributaria y Organizacional.

2. Marco normativo

Esta política se adopta de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que modifiquen, adicionen o reglamenten el régimen colombiano de protección de datos personales.

3. ¿Qué información puede tratar EvalúaRenta?

Según la forma en que utilices la herramienta, se podrán tratar las siguientes categorías de información:

• datos de identificación y contacto que suministres voluntariamente, como nombre, correo electrónico y teléfono;
• respuestas y valores ingresados en la preevaluación tributaria;
• resultado generado, causales identificadas e información pendiente de verificar;
• registro de las autorizaciones otorgadas para tratamiento de datos y, de manera separada, para contacto comercial;
• datos técnicos básicos relacionados con el funcionamiento, seguridad y trazabilidad de la herramienta, tales como fecha y hora, página de origen, navegador o información equivalente cuando sea generada por la infraestructura tecnológica utilizada.

EvalúaRenta no solicita deliberadamente contraseñas, información bancaria de acceso, números completos de tarjetas, datos biométricos ni otros datos sensibles para efectuar la preevaluación.

4. Finalidades del tratamiento

4.1. Finalidades necesarias para prestar el servicio solicitado

• procesar, registrar y conservar la evaluación cuando el usuario solicita su envío;
• enviar por correo electrónico el resultado solicitado;
• atender preguntas, solicitudes o reclamaciones relacionadas con EvalúaRenta;
• mantener la seguridad, funcionamiento, diagnóstico y trazabilidad técnica de la herramienta;
• generar estadísticas internas de funcionamiento y mejora, procurando utilizar información agregada o disociada cuando resulte posible;
• cumplir obligaciones legales, administrativas o requerimientos de autoridad competente.

4.2. Finalidad comercial opcional

Solo cuando el titular marque expresamente la autorización comercial independiente, RocaLegem podrá utilizar sus datos de contacto para remitir información tributaria, novedades, invitaciones o información sobre servicios profesionales. La negativa a esta autorización no impide utilizar EvalúaRenta ni recibir el resultado solicitado.

Las comunicaciones comerciales se realizarán de acuerdo con la autorización otorgada y las reglas legales aplicables sobre canales, periodicidad y protección de la intimidad del consumidor.

5. Autorización y prueba del consentimiento

Cuando la ley exija autorización, esta será obtenida de forma previa e informada mediante mecanismos que permitan su consulta posterior. EvalúaRenta mantiene separada la autorización necesaria para registrar/enviar el resultado de la autorización opcional para comunicaciones comerciales.

6. Derechos del titular

El titular de los datos personales tiene, entre otros, derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• solicitar prueba de la autorización cuando legalmente proceda;
• ser informado sobre el uso dado a sus datos;
• acceder gratuitamente a sus datos personales;
• solicitar la supresión de información o revocar la autorización en los casos en que legalmente proceda;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable cuando así lo exija la ley.

7. Consultas, actualización, rectificación, supresión y revocatoria

Las solicitudes relacionadas con protección de datos podrán enviarse a info@rocalegem.com, indicando en el asunto “Habeas Data – EvalúaRenta”.

La solicitud debe incluir, cuando resulte necesario:

• identificación suficiente del titular o de quien esté legitimado para actuar;
• descripción clara de la consulta, corrección, actualización, supresión o revocatoria solicitada;
• datos de contacto para recibir respuesta;
• documentos que soporten la solicitud, cuando sean pertinentes.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y los reclamos dentro de los términos del artículo 15 de la misma ley.

8. Proveedores tecnológicos y tratamiento por terceros

Para operar EvalúaRenta se utilizan proveedores tecnológicos que pueden intervenir como encargados o prestadores de infraestructura, incluyendo servicios de alojamiento web, procesamiento, almacenamiento y correo electrónico. Actualmente la herramienta utiliza infraestructura tecnológica de Netlify y Google para funciones de alojamiento, procesamiento, hojas de cálculo y correo.

Algunos tratamientos pueden involucrar infraestructura localizada fuera de Colombia. En tales eventos se observarán las reglas aplicables a transmisión o transferencia internacional de datos personales y se procurará que los proveedores mantengan condiciones razonables de seguridad, confidencialidad y tratamiento conforme a las finalidades autorizadas.

9. Seguridad de la información

RocaLegem adopta medidas administrativas y tecnológicas razonables para reducir riesgos de pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado. Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta, por lo que las medidas serán revisadas y ajustadas de acuerdo con la naturaleza del servicio y los riesgos identificados.

10. Conservación de la información

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales, resolver solicitudes o controversias y mantener la trazabilidad razonable del servicio. Cuando dejen de ser necesarios y no exista un deber jurídico de conservación, podrán ser eliminados, anonimizados o sometidos a mecanismos que impidan su utilización para finalidades incompatibles.

La base de datos asociada a EvalúaRenta tendrá vigencia mientras la herramienta permanezca activa y durante el período adicional que resulte necesario para atender las finalidades y obligaciones previamente indicadas.

11. Datos de menores de edad

EvalúaRenta está dirigida a personas que realizan una preevaluación de obligaciones tributarias propias. La herramienta no está diseñada para recolectar deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes.

12. Cambios a esta política

Las modificaciones sustanciales serán informadas o puestas a disposición de los titulares por medios razonables, incluyendo la publicación de la versión vigente en este mismo enlace. La fecha de actualización permitirá identificar la versión aplicable.